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REDAÇÃO COMERCIAL EM INGLÊS

As cartas comerciais em inglês seguem determinados modelos ou referem-se a situações recorrentes.
Conforme utilizamos as estruturas e as expressões idiomáticas com frequência, adquirimos gradativamente um vocabulário amplo, aumentando nossas habilidades no uso do idioma para as questões de negócios.

A carta comercial em inglês segue esta estrutura:

- Cabeçalho (letterhead)
- Referência (reference line)
- Data (date)
- Endereço do destinatário (inside address)
- Destinatário individual - aos cuidados de (attention line - for the attention of)
- Saudação (salutation)
- Assunto (subject line)
- Corpo da carta (body of the letter)
- Cumprimento final (complimentary close)
- Nome e assinatura (name and signature)
- Anexos (enclosures)
- Cópias (cc - carbon copy)
- Post scriptum (postscript - P.S.)

Vejamos cada uma destas seções de uma carta.

1. Cabeçalho (letterhead)

Normalmente o cabeçalho já está impresso no papel de carta ou, trabalhando-se com computador, encontra-se arquivado no programa de texto (formulário da carta). O cabeçalho em inglês deve conter nome, endereço, número de telefone e fax. Caso a empresa tenha e-mail e website estes devem ser mencionados.

2. Referência (reference line)

A referência consiste normalmente das iniciais da pessoa que ditou a carta e daquela que a escreveu. Às vezes a linha de referência contém a abreviatura do departamento, que - especialmente em órgãos públicos ou grandes empresas com vários departamentos - deve ser mencionada na resposta.

3. Data (date)

Há diversas formas modernas de escrever a data, por exemplo:

10 September 2010
September 10 2010
September 10, 2010
September 10th 2010
September 10th, 2010

Mesmo considerando a forma diferente adotada pelos norte-americanos, deve-se evitar escrever apenas números, como por exemplo:

2010-9-10

Esta forma de se referir ao dia 10 de setembro de 2010 é bem comum nos Estados Unidos, mas pode confundir. Por isso, o nome do mês deve ser escrito e, especialmente em nomes de meses extensos, citados de forma abreviada, por exemplo:

10 Sept 2010

4. Endereço do destinatário (inside address)

Exemplos:

Mr P.R. Johnson
Mrs A J Howard
Ms Rita Fullhan
Miss Jaqueline Howard
Messrs Hooton & Brown

A forma de tratamento em correspondência para pessoas ou empresas é, via de regra, como mostrada no exemplo. "Messrs" usa-se em organizações apenas diante dos nomes de pessoas, todavia, não é uma forma utilizada quando a organização tem outro nome que não o nome de pessoas, como

The Whitehall Exhibition Centre
The Brighton Golf Club

Se a carta é endereçada a uma sociedade de capital, que em inglês geralmente termina em "Ltd." ou "Plc", nos Estados Unidos frequentemente em "Inc", na África do Sul em "Pty", etc., escreve-se apenas o nome da empresa, por exemplo:

The Boston Rubber Company Inc.
Dexter & Partners Ltd
MacGraw & Hudson Plc

5. Destinatário individual - aos cuidados de (attention line - for the attention of)

Se, por motivo de competência, a carta deve ser dirigida a determinada pessoa, é aconselhável que se use para isso uma linha separada. Naturalmente, a pessoa em questão pode ser mencionada já no endereço do destinatário. Todavia, a desvantagem é que uma carta destinada a determinada pessoa só pode ser aberta por ela. Caso se trate de correspondência comercial, é melhor, portanto, enviá-la "aos cuidados de ...". Assim, poderá ser aberta se a pessoa competente estiver ausente, de modo que o colega que estiver presente tome as devidas providências.

6. Saudação (salutation)

O tratamento a uma pessoa ou empresa depende muitas vezes do tratamento utilizado no endereçamento ou na linha de "aos cuidados de...".
O tratamento para "Mr A J Howard" seria, por exemplo:

     Dear Sir ou Dear Mr Howard

ou, como é bastante comum no inglês, por meio do nome:

     Dear Adam

No caso das senhoras vale o mesmo. "Ms Jane Fielding" poderia receber os seguintes tratamentos:

     Dear Madam
     Dear Ms Fielding
     Dear Jane

A abreviação "Ms" é dos Estados Unidos, onde as mulheres preferiram não usar nem "Mrs" nem "Miss" diante dos seus nomes, mas indicar simplesmente por "Ms" de que se trata de pessoas do sexo feminino. "Mrs" e "Miss" evidentemente também são usadas. As abreviações "Mr.", "Mrs.", "Ms." frequentemente levam um ponto na correspondência norte-americana, mas muito raramente em cartas comerciais britânicas.

Se a correspondência é dirigida a uma empresa em que não se conheça ninguém pelo nome, utiliza-se: "Dear Sirs", "Dear Sir ou Madam" ou também "Dear Madam, dear Sir". Se é dirigida a uma organização constituída apenas de mulheres, usa-se também nos Estados Unidos "Ladies". Porém, nem no inglês britânico nem no inglês norte-americano existe um tratamento que englobe a todos, correspondente em português a "Prezados Senhores e Senhoras". Nos exemplos das cartas, para simplificar, foi utilizado o tratamento no singular "Dear Sir ou Madam". Caso se utilize em seguida a pontuação, no inglês britânico coloca-se uma vírgula, no norte-americano, dois pontos.

Com os recursos da informática, tanto no endereçamento quanto no tratamento não se utiliza muito a pontuação. No corpo da carta, obviamente, continua tendo a maior importância. Em cartas norte-americanas encontra-se frequentemente a pontuação tanto no tratamento quanto no final dele (uma vírgula).

7. Assunto (subject line)

Nas diversas organizações da União Européia, não existe unanimidade quanto à necessidade de se referir ao assunto. Enquanto no Brasil a tendência ainda é de considerar a referência ao assunto como parte integrante da carta, ela já não é obrigatória na Grã-Bretanha. Embora no inglês a referência deva estar após a saudação, e não antes, como em português, também aqui existem divergências.

8. Corpo da carta (body of the letter)

Mesmo em uma carta comercial breve, existe unanimidade quanto à necessidade de haver três partes: introdução, a razão da carta e uma frase final.

9. Cumprimento final (complimentary close)

Aqui há diferenças no inglês britânico e no norte-americano. Enquanto o britânico é muito reservado, tenha tratado a pessoa pelo nome ou não, o americano é mais aberto.
Se os britânicos se dirigem a uma pessoa pelo nome, por exemplo:

     Dear Roger
     Dr Jones
     Dear Mr Parker,

costumam usar no cumprimento final "Yours sincerely".

Mas, se escrevem

     Dear Sir
     Dear Madam
     Dear Sirs,

a frase final será "Yours faithfully".

Se se conhece muito bem uma pessoa, podem ser acrescidas algumas palavras cordiais, como

     With best wishes
     Kind regards

Nos Estados Unidos encontra-se frequentemente

     Sincerely yours, ou
     Yours (very) truly,

não importando como a pessoa foi tratada no início.

10. Nome e assinatura (name and signature)

Na Grã-Bretanha e nos Estados Unidos a carta é geralmente assinada pela pessoa que a ditou ou a escreveu. Como assinaturas geralmente não ilegíveis, torna-se cada vez mais comum escrever o nome da pessoa embaixo. A fim de informar o destinatário sobre o cargo da pessoa com a qual se corresponde, muitas vezes se encontra tal indicação também sob o nome, por exemplo:

     P R Land
     Mary Peterson

     Purchase Manager
     Chief Accountant

11. Anexos (enclosures)

Se for anexado um documento à carta, isso deve ser mencionado no seu final, o que normalmente se faz pela abreviação "Encl(s)" ou "Enc(s)".

12. Cópias (cc - carbon copy)

Muitas  vezes o remetente deseja que determinada pessoa ou organização/departamento (interno ou externo) receba uma cópia da carta, para sua informação. A fim de que o destinatário também saiba disso, coloca-se uma observação no rodapé da carta. Muitas vezes se informam ao mesmo tempo várias pessoas e organizações/departamentos.

13. Post scriptum (postscript - P.S.)

Assim como no Brasil, serve para colocar ao final da carta algo que se tenha esquecido. Mas hoje o P.S. se tornou bastante raro, pois em cartas escritas no computador pode-se facilmente inserir algo no texto. O post scriptum fica após a assinatura ou após a indicação de anexo.

Expressões da área postal e de transportes

(1) Correios

attn (for the attention of)
a/c (aos cuidados de)

By airmail
por via aérea

By courier
por mensageiro

By registered mail
por carta registrada

c/o (care of)
a/c (aos cuidados de)

Confidential
confidencial

Express Delivery
Entrega rápida

If undelivered, please return
devolver ao remetente se não entregue

P.O. Box
caixa postal

Poste restante / to be called for
posta-restante / por retirar

Printed matter
impresso

Printed matter reduced rate
impresso com taxa reduzida

Private
particular

Private and confidential
altamente confidencial

To be forwarded / Please forward
remeter ao novo endereço

Urgent
urgente

(2) Transportes

Botton
este lado para baixo

Do not store in a damp place
teme umidade / estoque em local seco

Do not remove protective cardboard
não remova papelão protetor

Do not drop
não deixe cair

Fragile
frágil

Handle with care
manuseie com cuidado

Lift here
erga por aqui

Lift with chains not with hooks
erga com corrente, não com ganchos

Keep dry
teme umidade

Keep upright
mantenha em pé

Open here
abra aqui

To be rolled, not tipped
não incline, role

Top
este lado para cima

Weight, net, legal, gross, tare
peso, líquido, legal, bruto, tara


====

Publicarei aqui dicas de gramática fornecidas pela Prof. Sônia Assumpção, com autorização prévia. Seguem os contatos dela para quem quiser mais informações:


Profª Sônia Assumpção
E3
POA - RS
(51) 3737-7671 / 9836-0393
sonia@e3adl.com.br
www.e3adl.com.br
msn: sonia35br@yahoo.com
Skype: SoniaE3Poa


Muito obrigada pela sua participação neste blog, Profª!


Um abraço,


Meire Melo



* * * * Dica do dia 18 de junho de 2011 * * * *

Hello!


Here are some English tips.

Preposições / Prepositions

Há mais de cem preposições em inglês, porém estudaremos apenas três: in, on e at.


In +

 
 
 
 
 
 
 
 
 
* Inglês norte-americano
 
Atenção!

Dizemos ‘in the morning’, ‘in the afternoon’ ou ‘in the evening’, mas 'at night’ e ‘at noon'.

On +


 
 
 
 
Atenção!


É possível usar ‘on’ com partes do dia quando for seguida de informação adicional.

Exemplo: On the morning of the 21st.


At +








* Inglês britânico



Se uma preposição for seguida por um verbo, este verbo deverá terminar com –ing.

Preposition + ing.


Are you interested in presenting the plan?
I'm not very good at speaking in public.
You can improve your English by reading more.

Have a great week!


 

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