O artigo abaixo foi escrito por Raúl Candeloro, da Revista Venda Mais. Apesar de o texto ser voltado para o vendedor, acredito que podemos extrair o conceito para a nossa rotina secretarial.
Boa leitura!
Meire Melo
Um dos produtos dos quais mais tenho orgulho é a nossa Agenda VendaMais – a única do Brasil focada 100% para quem trabalha na área de vendas. Baseada no CHA das Vendas (conhecimentos, habilidades e atitudes) e com espaço para colocar suas metas, seus clientes, suas prospecções e tudo aquilo que um bom vendedor organizado precisa para se planejar.
Como a versão 2013 acaba de ficar pronta, achei que hoje o texto do meu editorial poderia ser sobre dicas de administração do tempo, algo que tem tudo a ver com o planejamento e o uso da agenda.
1) Administrar o tempo é um mito: um grande erro que as pessoas cometem é imaginar que conseguem controlar o tempo. Não se controla o tempo – controlam-se as ATIVIDADES nas quais você investe seu tempo.
2) Comece a anotar como e em quê investe seu tempo: assim como quem quer emagrecer deve começar a anotar tudo o que come e quem quer economizar dinheiro precisa anotar tudo o que gasta, quem quer administrar melhor seu tempo precisa anotar tudo o que faz. É a única forma de analisar seriamente onde estão seus grandes desperdiçadores de tempo (e eliminá-los).
3) Administrar o tempo é gestão de mudanças: achar que vai conseguir economizar tempo sem antes mudar sua atitude é outro grande mito. A maior parte das pessoas que não administram bem o tempo está “viciada” em alguns comportamentos ou em algumas atividades ineficientes. É preciso muita determinação e muito foco para superar esses vícios e essa dependência (exemplo típico de vício: fazer sempre o que parece urgente antes de fazer o que é importante).
4) Foco: faça uma lista no final do dia de todas as coisas realmente importantes que tem para fazer no outro dia. Na manhã seguinte, faça pelo menos a primeira coisa ANTES DE TUDO. Não abra nem seus e-mails. Durante o dia, releia a lista e veja o que de mais importante consegue fazer. Ao fim do dia, refaça a lista. E lembre-se de que essa lista é de coisas IMPORTANTES. Logo, deve ser respeitada.
5) Aprenda a dizer “não”: já escrevi um editorial na VendaMais sobre isso, tendo como base uma palestra do Jim Collins a que assisti. Se você tem uma lista de coisas a fazer, crie também uma de coisas que precisa PARAR de fazer. O exercício do item 2 pode ajudá-lo nesse sentido.
6) Cuidado com e-mails: só para reforçar – sua caixa de e-mails, invariavelmente, é uma lista de prioridades e coisas urgentes de OUTRAS PESSOAS. Não suas. Pense nisso sempre que for abrir sua caixa de entrada.
7) Cuidado com mídias sociais: quer desperdício maior de tempo do que ver quantas pessoas deram um “curtir” na sua última postagem do Facebook? Separe 10 ou 15 minutos por dia para cuidar disso (é suficiente, acredite – é o que eu faço, mesmo com todos os seguidores que tenho) e lembre-se de que ficar entrando e saindo é VÍCIO (definição excelente de vício: comportamento que dá prazer no curto prazo e destrói no longo prazo).
8) Use uma agenda: o simples fato de você ter um lugar no qual anotar o que precisa ser feito já é uma excelente forma de começar a se organizar e administrar melhor suas prioridades. Obviamente não vou perder a chance de recomendar a Agenda VendaMais.
9) Sempre que puder, delegue: existem tarefas nas quais você é realmente bom e agrega valor. Em outras, claramente está desperdiçando tempos com atividades operacionais/burocráticas que não agregam NADA. Algumas não têm jeito – você terá de fazê-las e pronto. Para essas, crie rotinas que aumentem sua produtividade. Para as outras, delegue sem dó. Muita gente quer centralizar tudo e acaba se afundando na mediocridade por insegurança de delegar. Não seja uma dessas pessoas. Fique com o que é realmente importante e delegue o restante.
10) Reuniões: estou gravando as aulas do GEC, nosso curso on-line de Gestão de Equipes Comerciais, no qual o assunto é reuniões produtivas. Tenho tanto material que daria para fazer outro artigo… por enquanto, fique com a dica de ter sempre uma pauta para toda reunião, começá-la no horário marcado e ter horário para terminar. E a dica mais importante de todas: comece a questionar se uma reunião é realmente necessária (ou se aquele assunto poderia ser resolvido de outra maneira). Ao seguir essas quatro simples regras você controlará um dos grandes gargalos que temos atualmente em termos de administração de tempo dentro das empresas.
Espero ter ajudado com as dicas. Se tiver alguma outra dica de administração de tempo que funciona para você e que gostaria de compartilhar conosco, poste-a na nossa página do Facebook: www.facebook.com/VendaMais
A Agenda VendaMais 2013 está disponível para aquisição individual ou em grupo (quando a empresa compra e distribui entre todos seus vendedores). Algumas pessoas até personalizam a capa, colocam seu logotipo, etc. Se tiver interesse que sua equipe de vendas tenha a Agenda VendaMais personalizada, mande um e-mail para grupo@editoraquantum.com.br, solicitando um orçamento.
Com base em uma pesquisa realizada pela revista VendaMais, escolhemos 12 motivos pelos quais os vendedores são apaixonados pelo que fazem. Cada mês do ano representa um motivo em forma de charge, e em todos os dias do ano há frases inspiradoras.
Janeiro – Eu amo desafios: a paixão está em superar desafios.
Fevereiro – Eu amo pessoas: a paixão está no relacionamento.
Março – Eu amo dinheiro: a paixão está nas conquistas materiais.
Abril – Eu amo aprender: a paixão está no conhecimento diário.
Maio – Eu amo liberdade: a paixão está na flexibilidade.
Junho – Eu amo ajudar: a paixão está em ser útil no que faz.
Julho – Eu amo poder: a paixão está no reconhecimento.
Agosto – Eu amo negociar: a paixão está em fazer acordos.
Setembro – Eu amo conquistar: a paixão está em alcançar objetivos.
Outubro – Eu amo ser vendedor: a paixão está em gostar do que faz.
Novembro – Eu amo emoções: a paixão está em vender experiências.
Dezembro – Eu amo celebrar: a paixão está em festejar vitórias.
Abraço e boas venda$,
Raúl Candeloro
