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domingo, 6 de março de 2011

Teste o seu grau de organização

Uma das atribuições mais mencionadas nas vagas para Secretária/Assistente Administrativo/Assistente Executivo é "SER ORGANIZADA". Qual a importância de ser organizada? É uma habilidade nata ou pode ser aprendida?
 
Ter organização não é um dom com o qual algumas pessoas nascem. O que se pode falar sobre ela é que resulta de um treinamento, um condicionamento, ou se preferirmos, de um hábito. Se você se habituou a ser uma pessoa organizada, então você o será para sempre. Entretanto, se sempre viveu de modo confuso, caracterizando uma desorganização completa, então é muito provável que você leve esta característica com você o resto da vida!
 
Segundo Silvia Somenzi, Diretora da Soluzzione, "utilizar-se da organização é mais que uma necessidade, é uma exigência mínima de mercado para que você seja considerado como membro de fato de uma equipe."
 
Na nossa profissão, passamos o dia a organizar: desde a vida do executivo até os papéis (que tudo indica vão existir por um bom tempo!) nas pastas e nos arquivos, passando pelos e-mails, revistas, catálogos, livros, atas de reuniões, DVDs, etc etc. Lidar com a organização é, antes de tudo, uma forma de demonstrarmos que nos preocupamos com a ordem e a limpeza do nosso ambiente de trabalho, com a otimização do tempo e também com a segurança da informação. Aparentemente, organizar é algo fácil, mas requer um certo talento no início. Com a prática, organizar é como respirar: um ato involuntário. Com um diferencial: o nosso toque pessoal.
 
O toque pessoal identifica um pouco da nossa personalidade: no nosso modo de escrever, de vestir e até mesmo de organizar (a casa, o escritório...), e torna-se uma marca pessoal. Mas, lembre-se: se você é uma pessoa desorganizada por natureza, esta marca pessoal também se fará presente em tudo que fizer.
 
Devemos assegurar que a nossa organização:
 
a) seja percebida como tal. Qualquer pessoa pode identificar a lógica da organização do nosso arquivo, caso necessite localizar algo quando estivermos ausentes.
 
b) faça com que cada coisa esteja no seu devido lugar. Esta regra tem que ser clara para todos, pois assim conquistaremos respeito e confiança pela nossa organização.
 
c) esteja sob controle. As informações e/ou os documentos sob a nossa guarda estão em locais seguros, de fácil acesso, identificados, em ordem, bem conservados e disponíveis a qualquer tempo.
 
d) permita o cumprimento de nossas tarefas no prazo estipulado, sem retrabalhos e sem perda de tempo procurando por informações e/ou documentos.
 
e) tenha um fluxo contínuo, ou seja, sabemos de onde vêm as informações e/ou os documentos, como administrá-los e por fim sabemos dar destino certo para eles.
 
Ter um mínino de organização demonstra o quanto temos consciência da importância das nossas tarefas e o quanto isto impacta nas atividades das outras pessoas, seja o nosso próprio executivo, a liderança de um modo geral, os demais colaboradores, os clientes, os fornecedores, os acionistas, etc. Esta consciência define o quanto entendemos o conceito da palavra COMPROMETIMENTO. Com atitudes comprometidas, a contar da organização, mostramos o quanto fazemos parte da equipe. Quem não entende isso e não se preocupa em se organizar, naturalmente acaba por ser excluído da equipe ou direcionada à execução de tarefas extremamente simples e operacionais, ou seja, de fácil substituição.
 
Atuar de forma organizada é como fazer uma aliança com os outros para crescer e ser percebida como uma excelente apoiadora da equipe. Muitas se esquecem de que são nos pequenos gestos e atitudes que se alcança o que se quer. Então a organização pessoal, que reflete na sua atitude diária, faz você alcançar os seus objetivos: você sabe o que deve fazer, quando fazer, porque fazer e principalmente quando acionar os outros para que tudo se movimente, seja para chegar até você ou para ir além de você. Este é segredo do que parece ser um simples movimento, mas na verdade é a demonstração de como você está comprometida.
 
Se você encontra dificuldade em se organizar, procure apoio em quem faz isso muito bem, porque nada melhor do que seguir um bom exemplo, e crie a sua própria metodologia, que seja uma forma clara e adequada para você mesma.
 
O importante é você se organizar e trabalhar focando o resultado de todos. Assim, você recebe o apoio de todos para o seu trabalho, porque apoia o trabalho de todos. Você define o que cumprir, quando cumprir e para quem você vai cumprir.
 
Organize-se para buscar o que você quer e conquiste o respeito e o apoio dos outros por isso.
 
Faça o teste e descubra o quanto você é organizada. Veja o post com o teste.
 
Excelente semana para todas nós!
 
Um abraço,
 
Meire Melo

Um comentário:

  1. Olá Meire,

    Post realmente muito bom, não apenas para secretárias, mas para todo mundo.

    Aliás, concordo com você que a disciplina é algo primordial no processo de organização.

    Queria aproveitar e falar que recentemente criei uma ferramenta para organização pessoal, baseada nos princípios da metodologia de desenvolvimento de software 'Agile', acreditando que a mesma pode ser utilizada em vários aspectos de nossa vida, tanto profissional, quanto pessoal. Esta ferramenta (que é um web site) tem se mostrado muito útil no planejamento e ótima para não perder o controle na faze de execução, ajudando muito a desenvolver meus projetos e organizar minha vida pessoal. O endereço desta ferramenta na internet é www.inkplanner.com e gostaria que você conhecesse ela e me desse sua opinião. Tentei criá-la de forma a ter uma interface amigável para o usuário e fácil de usar, apenas precisando arrastar suas notas criadas para organizá-las visualmente, tornando muito difícil esquecer de alguma coisa.

    Abraços,
    Daniel

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