quinta-feira, 26 de julho de 2012

Reuniões improdutivas podem gerar prejuízo de R$ 900 mil ao ano

Segundo especialista, são consideradas reuniões improdutivas aquelas em que as pautas são definidas no último momento

SÃO PAULO - Para muitos profissionais, as reuniões são vistas como verdadeira perda de tempo. Algumas são realmente improdutivas e outras duram muito tempo e acabam sobrecarregando os empregados que, ao final delas, terão de agilizar para repor suas atividades.
 
Essas reuniões podem representar uma perda de R$ 900 mil por ano para uma empresa com média de 30 profissionais. É o que afirma a diretora da Velasco Consultoria Organizacional, Lúcia Velascio. “As organizações despendem muito dinheiro por desconhecerem ou não usarem a técnica de condução de reunião”.
 
Para saber o quanto uma reunião foi improdutiva, é feito um cálculo com o número de pessoas que participam, tempo que se gasta em média em reunião e a média salarial dos empregados.
 
São consideradas improdutivas as reuniões cujas pautas são definidas no último momento. Os profissionais são convocados de última hora e vão despreparado. “As pessoas começam discutir um assunto e saem do foco, não definem ações e prazos”, afirma Velascio.
 
Já as reuniões produtivas, quando direcionadas de forma adequada, favorecem a comunicação, o alinhamento entre os profissionais, as tomadas de decisões, solução de problemas e, se bem conduzidas, envolvem pessoas-chave no processo, trazendo como subproduto a satisfação e o reconhecimento de quem faz parte dela. Porém, a falta de planejamento somada à falta de habilidade dos participantes são os principais fatores que levam muitas empresas tornarem essas reuniões exaustivas e sem resultados.
 
Como inverter a situação

Para que a reunião tenha produtividade e apresente resultados é preciso que a pauta seja formulada e bem definida antes de ter o encontro, contendo os assuntos relevantes e essenciais abordados.

O tempo também não deve se estender mais que uma hora, depois disso, elas se tornam cansativas tanto para os profissionais, quando para seus chefes. “O ideal é que seja conduzida por alguém capaz de focar os assuntos”, ressalta a diretora. Uma alternativa para evitar o desperdício de tempo são as stand up meetings, realizadas somente para assuntos mais rápidos e informativos.

Outra dica que ela sugere é repensar se aquela reunião poderia ser dispensável e se optar por outros recursos para transmitir as informações, por telefone ou e-mail, seria mais eficiente. Caso seja necessário, deixe claro os objetivos e os resultados esperados e convide pessoas que realmente irão agregar valor ao encontro.

Se o profissional convidado sentir que será tempo perdido e tem outras obrigações mais urgentes, não sinta receio em recusar o convite. Para isso, a diretora diz que ele deve levar em conta qual assunto será tratado e qual será seu papel na reunião. “Ao fazer essas perguntas, já estará ajudando o superior na análise da participação de quem ele está indicando para reunião”, conclui.

Publicado em 25.07.12
Fonte: http://www.infomoney.com.br/carreira/emprego/noticia/2501602/Reunioes-improdutivas-podem-gerar-prejuizo-900-mil-ano

Nota da blogueira: fiz alguns ajustes do texto: correções de digitação e concordância gramatical para tornar o texto mais claro.






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