Inovação em Gerenciamento de Facilidades

Olá!

Acompanhemos um pouco sobre o que os profissionais e acadêmicos afirmam sobre a inovação em Gerenciamento de Facilidades.

Muitas secretárias e/ou assistentes executivas têm como uma das suas atribuições cuidar desta área.

Boa leitura!

Um abraço,

Meire Melo

Inovação em Gerenciamento de Facilidades

Fonte: Revista Infra

A Escola Politécnica da Universidade de São Paulo (Poli-USP) e a Hong Kong Polytechnic University promoveram, em novembro, um fórum para discutir o setor de Facility Management – o II Seminário Internacional CIB W070. Este ano o evento centrou os debates no tema Inovação em Gerenciamento de Facilidades. A proposta principal de eventos como esse orbita em torno da geração de novas oportunidades de aprendizagem sobre o mercado. Mas a intenção do segundo CIB W070 não foi somente esta. A profissionalização do Facility, no Brasil, se comparada à formação acadêmica que os profissionais têm acesso em países da Europa e Estados Unidos, ainda é incipiente. No exterior, existem muitos cursos de graduação em FM. A INFRA também não perde oportunidades de participar e incentivar, no Brasil e exterior, todos os eventos ligados ao setor. Léa Lobo, diretora de Redação da INFRA, acompanhou o II Seminário Internacional CIB W070. E ficou satisfeita com o resultado. “Acredito que o desenvolvimento profissional do Facility só irá acontecer de modo efetivo quando ele estiver mais presente também na Academia. É importante que o mercado enxergue a importância do papel da Universidade na formação dos profissionais do futuro, assim como daqueles que já estão no mercado, e valorize também as contribuições que ela pode dar para inovar ainda mais o setor”, defende a jornalista. A seguir, trazemos uma síntese das palestras que foram proferidas pelos especialistas durante o Seminário. O espaço como negócio: o ambiente de trabalho do século XXI Arquiteta Drª. Claudia Andrade, MBA/USP - Gerenciamento de Facilidades Na palestra de abertura, a arquiteta questionou como atuar estrategicamente para criar o ambiente de trabalho do século 21, considerando que a tecnologia mudou drasticamente estes espaços nos últimos anos. Baseando-se em pesquisas, Claudia Andrade apontou em uma delas que 48% das pessoas de um escritório trabalham em suas estações de trabalho, 23% com colegas, 12% em salas de reunião, 10% em outros lugares e 7% fora da empresa. Ou seja, 30% do tempo os profissionais passam fora das suas estações de trabalho, principalmente porque as atividades são de base intelectual, suportadas pela tecnologia da informação. Claudia lembrou ainda que, pela primeira vez, a nova geração Y – caracterizada por jovens “plugados” na tecnologia e com capacidade multitarefa –, ocupará, em breve, os espaços de trabalho e comandará as empresas, dando uma dimensão totalmente diferente a esses escritórios. "Além de reduzir os impactos ambientais, o ambiente de trabalho deve ser um espaço e um local poderoso para reforçar os valores das organizações" Segundo a palestrante, há um mix de novos espaços surgindo e seus conceitos de ocupação estão baseados nos pilares de comunicação/sinergia, privacidade/concentração e integração/descompressão. Ou seja, há necessidade de criar um cardápio diferenciado de estações de trabalhos, para suportar as atividades que serão ali desenvolvidas. Por isso, Claudia Andrade salientou a importância de identificar o perfil e descrição das atividades e das pessoas dentro das organizações, nível de mobilidade, quais são os requerimentos e como isso se desdobra no projeto dos espaços. “É preciso avaliar, medir para se fazer um diagnóstico preciso sobre as necessidades da organização, mesmo porque percebemos que cada vez mais o nível de mobilidade está aumentando nas organizações”, completa. Em suas pesquisas e análises, a arquiteta identificou a necessidade de entender a dinâmica de uso dos espaços, já que alguns estudos mostram que 60% ficam desocupados e outros 40% dos ambientes de trabalho ficam vagos o dia inteiro dentro das organizações. Há um custo considerável para esta ociosidade de salas, alertou. “Precisamos e podemos utilizar os ambientes de uma forma mais qualitativa e de suporte. O design do projeto deve ser um fator de sucesso para suportar o negócio, aumentar a produtividade, oferecer um ambiente mais flexível e que aumente a integração, a criatividade e o orgulho das pessoas em trabalhar em suas organizações. Além de reduzir impactos ambientais, o ambiente de trabalho deve ser um espaço e um local poderoso para reforçar os valores das organizações (pessoas, negócios e mercado). No mais, a ferramenta de trabalho é o cérebro e esta ferramenta não precisa de espaço físico”, finalizou Claudia Andrade. Inovação no ambiente de trabalho em um mundo interconectado Arquiteta Drª. Izabel Barros, Steelcase Inc. Izabel Barros iniciou sua palestra lançando para a plateia as questões: “como as empresas estão inovando para permanecer no mercado?” e “como estão se planejando para ser uma ‘casa’ e viabilizar a inovação?”. A resposta, segundo afirmou, está na necessidade de entender o que acontece no nível global e traduzir para o local. Para exemplificar, citou o vídeo Did You Know 3.0 - Você Sabia? (disponível no YouTube), que mostra como a sociedade atual está vivendo em um período em que surgem novas tecnologias e sistemas, e que rapidamente fazem com que a economia precise ser reinventada e a sociedade, reformulada. A pergunta principal, então, seria: “como sobreviver neste novo mundo interconectado?”. “Inovando”, foi a reposta dada pela especialista. “Mas, por que inovar?”, foi a pergunta seguinte. A inovação pode melhorar produtos e processos existentes ou definir outros completamente novos. A inovação pode ser sustentável ou de rupturas. Então, como ela se dá e se manifesta no espaço? Os atributos, conforme explicou Izabel, passam por Perspectiva, Processo, Recursos e Cultura da organização. Para ela, é importante definir quais tipologias utilizar para descobrir se o seu espaço está preparado para trabalhar neste mundo interconectado, observando alguns princípios de design, que são: 1. Nutrir a cultura, a partir da compreensão do seu modelo; 2. Incentivar o capital social e a confiança entre as pessoas; 3. Comunicar a cultura e o brand através do espaço; 4. Promover flexibilidade; 5. Tornar o processo de inovação explícito; 6. Dar visibilidade à memória e ao pensamento coletivo; 7. Fornecer ferramentas e tecnologias apropriadas; 8. Acomodar as interações com clientes e parceiros; 9. Promover a colaboração para acelerar a inovação. Nota: O paper completo com a palestra de Izabel Barros está disponível no site: www.steelcase.com Uma experiência bem-sucedida de inovação no ambiente de trabalho Engenheiro Alexandre Teixeira, Enovarum Consulting Para exemplificar os conceitos das duas especialistas que falaram anteriormente, o engenheiro Alexandre Teixeira apresentou o Case Philips, cujo conteúdo, assim como detalhes do projeto, podem ser encontrados na INFRA (acesse o link: http://www.revistainfra.com.br/digital/128_fevereiro2011/). Teixeira enfatizou a importância de analisar as características da nova forma de trabalhar e listou algumas delas: • Gerenciamento do próprio trabalho, com mais resultados orientados para a gestão; • Acesso ilimitado e conectividade com conhecimentos, experiências e novas ideias; • Relações de trabalho flexíveis: “o espaço se ajusta à minha necessidade”; • 40 a 60% são as médias de ocupação dos espaços de escritórios, baseando-se em tempo de utilização; • Nos espaços, as informações são confidenciais e não as pessoas; • Os pilares a serem contemplados no projeto são: pessoas, espaços e tecnologias. Ao finalizar sua apresentação, Alexandre Teixeira completou que projetos que são bons para determinada localidade, nem sempre são adequados para se replicar, pois fazer as mudanças adequadas depende da cultura dos ocupantes, da empresa e da localidade em que estão inseridos. Innovations in Facility Management – An Overview and the Need for Mindset and Culture Change within Organization Settings Professor Dr. Danny Shiem-Shim Then, Hong-Kong Polytechnic University O professor Danny começa sua palestra afirmando que gosta muito da experiência que tem em Gerenciamento de Facilidades. Para ele, inovação é o resultado de um grupo de processos que, para funcionarem, dependem da habilidade do departamento de marketing e da liderança da empresa. Ambos, na visão dele, precisam apresentar e explicitar seus planos para, a partir disso, o gerenciador de facilidades ter as diretrizes para começar a agir. Segundo o professor, a definição prática de inovação é a mudança na forma de pensar os processos, as melhorias, e estar aberto para ter uma nova percepção para mudar. “É o novo conhecimento que vai superar paradigmas e levar à inovação”. Na opinião dele, todas as inovações são destrutivas em certos sentidos. “Normalmente o GF é uma ramificação do lado operacional e não é visto como importante para os resultados. Precisamos de liderança do GF, que atualmente está muito ruim. Para melhorar, temos que cuidar melhor dos nossos recursos, tratar os orçamentos, criar impactos de várias formas. Nós temos que ter visibilidade como profissionais”. Para isso, o Facility precisa conhecer os serviços que tem. Há gestores que nem sabem que tipos de imóveis a empresa possui. E mais, muitos não dominam o planejamento e orçamento para o próximo ano e qual poderia ser a sua contribuição para o negócio. Por isso, segundo o especialista, é necessário “mostrar o nosso produto e o nosso trabalho e quais impactos positivos eles podem gerar para as organizações”. “É necessário que o Facility conheça o contexto, tenha a percepção do negócio e trabalhe esta percepção do business case”, enfatizou Danny Shiem-Shim Then. Na atividade, há muitos dados que precisam ser transformados em ações, continuou. O dinheiro tem que ser aplicado de forma correta. O gerenciador de facilidades precisa adquirir produtos e serviços que deem resultados para a organização. Exemplificou dizendo que as pessoas têm percepção que o tempo está bom ou ruim, mas não sabem das tendências, e questionou: para onde estão indo as verbas? Como o Facility está gastando? O que você pode fazer para ser revolucionário? Qual o seu posicionamento/nível hierárquico? E respondeu: se o Facility estiver quatro níveis abaixo da alta cúpula, está numa condição complicada. Na visão do professor, o departamento de GF deve estar dividido em três partes: Asset management, Workplace management e Procurement management. Fazer melhorias nestas áreas torna possível fornecer soluções apropriadas para as instalações e aí, sim, poder enfrentar os desafios do negócio. Além disso, há de se considerar o ciclo de vida das instalações, analisando o design, a construção, a manutenção, a renovação e a demolição. Ao concluir, em termos de tendências, sugeriu que as organizações tenham contratos de longo prazo que prevejam pacotes de serviços – já que Gerenciamento de Facilidades é parte da indústria de serviços. “Ser confiante é fundamental!” – foi a frase usada pelo Professor Danny para encerrar a apresentação. Inovação em Gerenciamento de Facilidades: uma plataforma para o desenvolvimento do setor Professor Dr. Moacyr E. A. da Graça, Escola Politécnica da USP “Inovação é a coisa que faz você se destacar. Nada melhor do que ser o primeiro a fazer alguma coisa, não esquecendo que os outros vêm atrás. O importante é inovar, sempre. Para isso, é necessário compreender o ambiente em que as coisas acontecem. Há coisas que dão certo em determinada época e não dão em outra, porque o ambiente pode ser favorável ou não, naquele momento. Se queremos evoluir em Gerenciamento de Facilidades, precisamos compreender a situação. Não se pode gerenciar o que não pode ser medido. Mas também não se pode medir o que não se entende”. Foi assim que o Professor Moacyr da Graça abriu a sua apresentação. Em concordância com os outros palestrantes, ele reforçou que a evolução tecnológica fará as pessoas estarem mais próximas (deu como exemplo o crescimento da rede social Facebook). Por isso, frisou que não dá para gerenciar neste novo contexto usando ferramentas antigas. “Tecnologia influencia comportamentos, pois as pessoas querem estar up to date com a tecnologia. Ela faz parte das nossas vidas; nós não sobrevivemos sem ela”. O palestrante fez alguns alertas quanto à influência da tecnologia. “A nossa tolerância às falhas digitais é zero, ou seja, o limite da nossa paciência é apenas uma vez. Não deu certo, caímos fora. E mais: nossa privacidade será zero, seremos como um aquário, então, a transparência tem que ser total, pois não dá mais para enganar o cliente. Atualmente, nada precisa ser mais absolutamente perfeito, pois gasta-se muito para sair de 95 para 99%”. Neste contexto, ele alerta que o gerenciador de facilidades precisa repensar a ideia de que a empresa é o que é por causa do prédio onde está. “As pessoas estão no centro das coisas. Não podemos desconsiderar pessoas, senão, não sobreviveremos”. Esta ideia, segundo ele, é a que o levará a gerir de forma diferente. O professor também falou de sustentabilidade, afirmando que hoje o conceito é senso comum, não mais uma opção para as empresas. Segundo ele, precisamos entender que facilidades é um sistema sociotécnico, ou seja, promove interação entre pessoas, tecnologia e espaço. Em Gerenciamento de Facilidades, implementar as melhores práticas era replicar o ontem. Hoje, na visão do professor, deve ser: inovar e projetar o amanhã. “Precisamos usar o poder de transformar o que é commodity em inovação, fazendo o gerenciamento da experiência, ou seja, gerenciar as emoções”. Innovation and Facility Management Dr. Neil Shah, RICS (Royal Institution of Chartered Surveyors) “Forças que dão forma ao nosso mundo – o gestor deve saber lidar de forma estratégica com isso, pois há muito dinheiro e recursos envolvidos. Fatores como sociedade, cultura, globalização, tecnologia, inovação, maneira de trabalhar, internacionalização de um país, ética, consumo de energia, política e governança mudam não só em um país, mas também nas corporações. O impacto de trabalharmos em locais diferentes, a migração, a diversidade e a mobilidade também são grandes em uma empresa. Os profissionais precisam compreender tudo isso”, iniciou Neil Shah. A seguir, o especialista comentou cada fator: • Economia e finanças: a propriedade representa 60 a 70%, em alguns casos, do valor que está sendo mantido. Os ambientes de trabalhos estão em propriedades mais verticais. Nos últimos anos existe, em função das oscilações nas economias dos Estados Unidos e Europa, que impactam no fluxo de caixa das organizações, uma certa falta de qualidade. Por isso, as pessoas começaram a olhar com outros olhos os resultados que as facilidades e a tecnologia podem proporcionar. • Ambiente e ética: desempenho ambiental. Todos nós precisamos fazer escolhas de economias de energia e isso reflete no caixa. • Políticas e governança: transparência nas contas. As parcerias entre organizações e países podem mudar as coisas, por isso, a gestão de imobiliário tem que ter responsabilidade, para alcançar o maior desempenho e rendimento. A nova era exige a adoção de novas métricas. • Tecnologia e inovação: não só ter um laptop, mas ter prédios e ativos inteligentes, aumento da automação, maior uso dos dados demográficos, mais informações geográficas e um planejamento em sincronia. “Fora tudo isso”, colocou o dr. Neil, “ainda temos de considerar a nuvem e as redes sociais, que também são fatores importantes. Assim como questionar sobre quantas pessoas estão trabalhando hoje e o quanto isso impacta na gestão de facilidades”. Mais do que estar informado sobre as tendências, ele chamou a atenção para a importância de se ter uma visão holística para entender melhor a forma como as pessoas estão conectadas e a maneira mais eficiente de trabalhar com dispositivos inteligentes como iPad e iPhone, por exemplo. O representante do RICS finalizou afirmando que todos esses fatores refletirão no gerenciamento de facilidade e mostrarão qual o impacto que traz no balanço das empresas. Cabe ao Facility Management mostrar como tudo reflete no orçamento e que pode trazer redução de custos.