10 dicas para administrar melhor o seu tempo

Olá!

O artigo abaixo foi escrito por Raúl Candeloro, da Revista Venda Mais. Apesar de o texto ser voltado para o vendedor, acredito que podemos extrair o conceito para a nossa rotina secretarial.

Boa leitura!

Meire Melo

Um dos produtos dos quais mais tenho orgulho é a nossa Agenda VendaMais – a única do Brasil focada 100% para quem trabalha na área de vendas. Baseada no CHA das Vendas (conhecimentos, habilidades e atitudes) e com espaço para colocar suas metas, seus clientes, suas prospecções e tudo aquilo que um bom vendedor organizado precisa para se planejar.


Como a versão 2013 acaba de ficar pronta, achei que hoje o texto do meu editorial poderia ser sobre dicas de administração do tempo, algo que tem tudo a ver com o planejamento e o uso da agenda.

1) Administrar o tempo é um mito: um grande erro que as pessoas cometem é imaginar que conseguem controlar o tempo. Não se controla o tempo – controlam-se as ATIVIDADES nas quais você investe seu tempo.

2) Comece a anotar como e em quê investe seu tempo: assim como quem quer emagrecer deve começar a anotar tudo o que come e quem quer economizar dinheiro precisa anotar tudo o que gasta, quem quer administrar melhor seu tempo precisa anotar tudo o que faz. É a única forma de analisar seriamente onde estão seus grandes desperdiçadores de tempo (e eliminá-los).

3) Administrar o tempo é gestão de mudanças: achar que vai conseguir economizar tempo sem antes mudar sua atitude é outro grande mito. A maior parte das pessoas que não administram bem o tempo está “viciada” em alguns comportamentos ou em algumas atividades ineficientes. É preciso muita determinação e muito foco para superar esses vícios e essa dependência (exemplo típico de vício: fazer sempre o que parece urgente antes de fazer o que é importante).

4) Foco: faça uma lista no final do dia de todas as coisas realmente importantes que tem para fazer no outro dia. Na manhã seguinte, faça pelo menos a primeira coisa ANTES DE TUDO. Não abra nem seus e-mails. Durante o dia, releia a lista e veja o que de mais importante consegue fazer. Ao fim do dia, refaça a lista. E lembre-se de que essa lista é de coisas IMPORTANTES. Logo, deve ser respeitada.

5) Aprenda a dizer “não”: já escrevi um editorial na VendaMais sobre isso, tendo como base uma palestra do Jim Collins a que assisti. Se você tem uma lista de coisas a fazer, crie também uma de coisas que precisa PARAR de fazer. O exercício do item 2 pode ajudá-lo nesse sentido.

6) Cuidado com e-mails: só para reforçar – sua caixa de e-mails, invariavelmente, é uma lista de prioridades e coisas urgentes de OUTRAS PESSOAS. Não suas. Pense nisso sempre que for abrir sua caixa de entrada.

7) Cuidado com mídias sociais: quer desperdício maior de tempo do que ver quantas pessoas deram um “curtir” na sua última postagem do Facebook? Separe 10 ou 15 minutos por dia para cuidar disso (é suficiente, acredite – é o que eu faço, mesmo com todos os seguidores que tenho) e lembre-se de que ficar entrando e saindo é VÍCIO (definição excelente de vício: comportamento que dá prazer no curto prazo e destrói no longo prazo).

8) Use uma agenda: o simples fato de você ter um lugar no qual anotar o que precisa ser feito já é uma excelente forma de começar a se organizar e administrar melhor suas prioridades. Obviamente não vou perder a chance de recomendar a Agenda VendaMais.

9) Sempre que puder, delegue: existem tarefas nas quais você é realmente bom e agrega valor. Em outras, claramente está desperdiçando tempos com atividades operacionais/burocráticas que não agregam NADA. Algumas não têm jeito – você terá de fazê-las e pronto. Para essas, crie rotinas que aumentem sua produtividade. Para as outras, delegue sem dó. Muita gente quer centralizar tudo e acaba se afundando na mediocridade por insegurança de delegar. Não seja uma dessas pessoas. Fique com o que é realmente importante e delegue o restante.

10) Reuniões: estou gravando as aulas do GEC, nosso curso on-line de Gestão de Equipes Comerciais, no qual o assunto é reuniões produtivas. Tenho tanto material que daria para fazer outro artigo… por enquanto, fique com a dica de ter sempre uma pauta para toda reunião, começá-la no horário marcado e ter horário para terminar. E a dica mais importante de todas: comece a questionar se uma reunião é realmente necessária (ou se aquele assunto poderia ser resolvido de outra maneira). Ao seguir essas quatro simples regras você controlará um dos grandes gargalos que temos atualmente em termos de administração de tempo dentro das empresas.

Espero ter ajudado com as dicas. Se tiver alguma outra dica de administração de tempo que funciona para você e que gostaria de compartilhar conosco, poste-a na nossa página do Facebook: www.facebook.com/VendaMais

A Agenda VendaMais 2013 está disponível para aquisição individual ou em grupo (quando a empresa compra e distribui entre todos seus vendedores). Algumas pessoas até personalizam a capa, colocam seu logotipo, etc. Se tiver interesse que sua equipe de vendas tenha a Agenda VendaMais personalizada, mande um e-mail para grupo@editoraquantum.com.br, solicitando um orçamento.

Com base em uma pesquisa realizada pela revista VendaMais, escolhemos 12 motivos pelos quais os vendedores são apaixonados pelo que fazem. Cada mês do ano representa um motivo em forma de charge, e em todos os dias do ano há frases inspiradoras.

Janeiro – Eu amo desafios: a paixão está em superar desafios.

Fevereiro – Eu amo pessoas: a paixão está no relacionamento.

Março – Eu amo dinheiro: a paixão está nas conquistas materiais.

Abril – Eu amo aprender: a paixão está no conhecimento diário.

Maio – Eu amo liberdade: a paixão está na flexibilidade.

Junho – Eu amo ajudar: a paixão está em ser útil no que faz.

Julho – Eu amo poder: a paixão está no reconhecimento.

Agosto – Eu amo negociar: a paixão está em fazer acordos.

Setembro – Eu amo conquistar: a paixão está em alcançar objetivos.

Outubro – Eu amo ser vendedor: a paixão está em gostar do que faz.

Novembro – Eu amo emoções: a paixão está em vender experiências.

Dezembro – Eu amo celebrar: a paixão está em festejar vitórias.

Abraço e boas venda$,

Raúl Candeloro

Reuniões improdutivas podem gerar prejuízo de R$ 900 mil ao ano

Segundo especialista, são consideradas reuniões improdutivas aquelas em que as pautas são definidas no último momento

SÃO PAULO - Para muitos profissionais, as reuniões são vistas como verdadeira perda de tempo. Algumas são realmente improdutivas e outras duram muito tempo e acabam sobrecarregando os empregados que, ao final delas, terão de agilizar para repor suas atividades.

 

Essas reuniões podem representar uma perda de R$ 900 mil por ano para uma empresa com média de 30 profissionais. É o que afirma a diretora da Velasco Consultoria Organizacional, Lúcia Velascio. “As organizações despendem muito dinheiro por desconhecerem ou não usarem a técnica de condução de reunião”.

 

Para saber o quanto uma reunião foi improdutiva, é feito um cálculo com o número de pessoas que participam, tempo que se gasta em média em reunião e a média salarial dos empregados.

 

São consideradas improdutivas as reuniões cujas pautas são definidas no último momento. Os profissionais são convocados de última hora e vão despreparado. “As pessoas começam discutir um assunto e saem do foco, não definem ações e prazos”, afirma Velascio.

 

Já as reuniões produtivas, quando direcionadas de forma adequada, favorecem a comunicação, o alinhamento entre os profissionais, as tomadas de decisões, solução de problemas e, se bem conduzidas, envolvem pessoas-chave no processo, trazendo como subproduto a satisfação e o reconhecimento de quem faz parte dela. Porém, a falta de planejamento somada à falta de habilidade dos participantes são os principais fatores que levam muitas empresas tornarem essas reuniões exaustivas e sem resultados.

 

Como inverter a situação

Para que a reunião tenha produtividade e apresente resultados é preciso que a pauta seja formulada e bem definida antes de ter o encontro, contendo os assuntos relevantes e essenciais abordados.

O tempo também não deve se estender mais que uma hora, depois disso, elas se tornam cansativas tanto para os profissionais, quando para seus chefes. “O ideal é que seja conduzida por alguém capaz de focar os assuntos”, ressalta a diretora. Uma alternativa para evitar o desperdício de tempo são as stand up meetings, realizadas somente para assuntos mais rápidos e informativos.

Outra dica que ela sugere é repensar se aquela reunião poderia ser dispensável e se optar por outros recursos para transmitir as informações, por telefone ou e-mail, seria mais eficiente. Caso seja necessário, deixe claro os objetivos e os resultados esperados e convide pessoas que realmente irão agregar valor ao encontro.

Se o profissional convidado sentir que será tempo perdido e tem outras obrigações mais urgentes, não sinta receio em recusar o convite. Para isso, a diretora diz que ele deve levar em conta qual assunto será tratado e qual será seu papel na reunião. “Ao fazer essas perguntas, já estará ajudando o superior na análise da participação de quem ele está indicando para reunião”, conclui.

Publicado em 25.07.12

Fonte: http://www.infomoney.com.br/carreira/emprego/noticia/2501602/Reunioes-improdutivas-podem-gerar-prejuizo-900-mil-ano

Nota da blogueira: fiz alguns ajustes do texto: correções de digitação e concordância gramatical para tornar o texto mais claro.

11 hábitos de pessoas muito improdutivas

Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo, lista quais as atitudes que mais fazem você perder tempo no trabalho

São Paulo - De aplicativos a métodos para lá de sofisticados para tornar o tempo mais rentável: nunca os profissionais tiveram tantos recursos para gerir a maneira como utilizam as horas, minutos e segundos que recheiam o expediente. Mesmo assim, muita gente ainda vive uma agenda caótica e um fim de mês de poucos resultados.

 

Confira abaixo quais os hábitos que mais contribuem para este cenário:

 

Hábito 1: Deixar a vida os levar

O principal erro de quem não consegue manter a agenda (e a vida) em dia é não planejar. “É aquela pessoa que faz tudo de última hora e não prevê o que pode acontecer”, diz o Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo e fundador da consultoria TRIAD PS.

De fato, ao longo do dia (em alguns setores mais, em outros menos) imprevistos acontecem. E isso sempre determina um novo arranjo na ordem de prioridades. O problema não é este tipo de dinâmica, mas sim não controlar os itens que já são conhecidos previamente.

“Para planejar, você não precisa saber tudo que irá acontecer, mas pelo menos uma parte”, diz. “Se você nunca sabe nada, acaba não andando para frente, apenas patinando”.

Como mudar? Não se atenha apenas ao planejamento do dia seguinte. No mínimo, planeje os três dias que se seguem. Jamais lote sua agenda de compromissos, deixe sempre um espaço para imprevistos. Se você trabalha oito horas por dia, por exemplo, comprometa apenas de quatro a cinco horas. Dedique o tempo restante para aquilo que não estava no seu calendário previamente.

Hábito 2: Acreditar que tudo é para ontem

Por não olhar de uma maneira criteriosa para o próprio tempo, há quem veja tudo (e todos) como prioridade. Resultado? “A pessoa faz tudo e lota sua agenda de coisas desnecessárias”, diz Barbosa.

Como mudar? Tenha uma postura crítica diante de cada demanda que cruza seu caminho. “Atividades importantes estão relacionadas com tempo e trazem resultado. As urgentes têm de ser feitas imediatamente. Essa diferenciação é vital”, diz.

Hábito 3: Subestimar as ferramentas de produtividade

Atire a primeira pedra quem nunca começou e abandonou rapidamente um novo aplicativo ou estratégia para gerir melhor o tempo. Mas, de acordo com o especialista, este é um outro deslize clássico de quem não consegue manter a vida em dia.

“Não é com duas ou três semanas que seu cérebro será treinado. Os resultados aparecem só a partir da quarta ou quinta semana”, diz o especialista.

Como mudar? Encare com mais seriedade (e estratégia) as ferramentas de produtividade (como agenda e aplicativos de gestão do tempo). Firme um compromisso com você mesmo de usar um (e apenas um) deles. Para tirar o máximo de vantagem destes programas, siga algum método de gestão do tempo.

Hábito 4: Supervalorizar o e-mail

Checar o e-mail toda hora, responder todas as mensagens sem qualquer critério é a senha para se perder no trabalho.

Como mudar? Determine horários para checar seus e-mails de acordo com sua rotina de trabalho. Não se renda à tentação de abri-lo a todo momento e responder todas as demandas.

Hábito 5: Ser viciado em redes sociais

De acordo com pesquisa da Triad, 85% dos profissionais brasileiros acessam redes sociais durante o expediente. Segundo Barbosa, não há nenhum problema neste hábito. “Não sou contra as redes sociais, entre uma tarefa e outra você até pode ver. Mas fazer isso com frequência pode te prejudicar”.

Como mudar? Assim como com o e-mail, determine horários fixos para acessar as redes sociais. E não se renda a tentação de sabotá-los ou estendê-los.

Hábito 6: Espalhar todas as informações

 

Agenda, post-it, lista de tarefas do Google, aplicativos. A lista de recursos para tornar a vida mais organizada é imensa. Mas o excesso deles na rotina pode atrapalhar. “Tem gente que coloca tudo o que tem para fazer nestas várias ferramentas. E, porque fez anotações em locais obscuros, não consegue se planejar direito”, afirma o especialista.

 

Como mudar? Foque em apenas uma ferramenta para organizar sua rotina. Faça uso dela de maneira estratégica.

 

Hábito 7: Não delegar

De medo de perder a própria posição a não ter ao seu redor pessoas com treinamento suficiente, os motivos que fazem com que os profissionais não saibam delegar tarefas são inúmeros. Mas a consequência, quase sempre, é a mesma: trabalho para além da conta e uma agenda caótica.

Como mudar? Tenha consciência de que crescimento na carreira sempre implica em mais responsabilidades. Mas isso não significa que você tenha que abraçar o mundo sozinho. Quanto mais delegar, mais tempo terá para se dedicar às tarefas da nova função com excelência.

“Atividades confidenciais e estratégicas que dependam da sua decisão devem ser executas por você. Tarefas mais operacionais podem ser delegadas”, diz Barbosa.

Hábito 8: Ser fã incondicional de reuniões

Viver o expediente com as portas fechadas em uma reunião definitivamente não é sinônimo de produtividade. Ao contrário. Segundo pesquisa recente da Triad, apenas 1/3 das reuniões são consideradas produtivas pelos funcionários. “As reuniões não têm qualidade, não são planejadas, são muito longas e não atingem os objetivos propostos”, diz.

Como mudar? Não faça reuniões para tudo. Quanto mais claro e pontual for o objetivo da reunião, melhor. Tenha como meta fazê-las curtas. O tempo ideal? Meia hora. O limite? Duas. E nada além disso.

Hábito 9: Roubar o tempo alheio

Por ter uma agenda caótica, quem é improdutivo tende a atrapalhar todos que cruzam seu caminho profissional. “É aquela pessoa que delega demais para a mesma pessoa. Por não anotar informações, liga para checar dados. Pede tarefas no fim do expediente”, diz.

Como mudar? Analise o tempo dos outros antes de passar qualquer demanda. Não fique centrado apenas nas suas necessidades.

Hábito 10: Ser desorganizado

Organização é palavra de ordem para quem quer ter dias produtivos. Quem já sofreu para encontrar um arquivo em meio a confusão da mesa ou do computador sabe bem o que isso significa.

Como mudar? Quanto mais sua mesa estiver limpa, organizada e funcional mais você economizará tempo produtivo. Por isso, dedique-se a manter tudo, desde anotações até arquivos no computador, segundo uma lógica.

Hábito 11: Não ter tempo para si mesmo

Pessoas improdutivas não são as que mais se dedicam a sua vida pessoal. Ao contrário. No sufoco para manter a rotina profissional em dia, elas são as que mais sabotam o tempo dedicado para assuntos para além do expediente. “A produtividade está diretamente ligada à energia. Se a pessoa não tem tempo para descansar, perde a energia e, com isso, a disposição para trabalhar”, diz Barbosa.

Como mudar? Pense na sua agenda de forma a dedicar tempo, sim, para você mesmo e para outros assuntos pessoais. “Se a gente não tem tempo para quem faz diferença na nossa vida, no leito de morte, iremos nos arrepender pois é isso que faz a vida valer a pena”, afirma o especialista.

Fonte: http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/11-habitos-de-pessoas-muito-improdutivas?page=1&slug_name=11-habitos-de-pessoas-muito-improdutivas

Palestra: Sem tempo para ter tempo

Bom dia!

Recebi do SINSESP a divulgação desta palestra "Sem tempo para ter tempo", cujas informações estão a seguir.

Um abraço,

Meire Melo

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A difícil arte de se conciliar o plano pessoal, familiar e profissional para levar uma vida mais produtiva e feliz.

“Se eu tivesse oito horas para cortar uma árvore, passaria seis afiando um machado.” (Abraham Lincoln)

Como é comum ouvir tais comentários: o tempo é curto; tempo é dinheiro; o tempo vale ouro; a vida passa rápido demais; as horas voam; etc. Tempo, tempo, tempo. Sempre o tempo se torna o vilão ou a salvação, entre outros fatores, para a conclusão ou não do que precisamos fazer, não é mesmo? Ele é, por assim dizer, o responsável por tudo de bom ou ruim que possa nos acontecer.

Venha assistir esta palestra e ver como “enquanto você não se der valor, não valorizará seu tempo. Enquanto não der valor ao tempo, não fará nada de importante” (M. Scott Peck)

Facilitadora: Mirian Nasser. Formada em tradutora e intérprete, com licenciatura em Letras, pós-graduações em Marketing e Psicologia Organizacional e técnico em secretariado. Trabalhou, por quase 20 anos como secretária bilíngue, em empresas multinacionais e nacionais de grande porte. Participou de diversos sites para secretárias e criou, em 2010, o http://www.tudosobresecretariado.com.br/ , site voltado para a área secretarial, com 40 textos publicados, em que descreve situações do cotidiano de uma secretária - vivenciados por ela ou por colegas de trabalho - com muito bom humor e realismo, o que lhe conferiu mais de 500 mil acessos. Está em vias de publicar um livro com uma coletânea de seus textos.

Agende-se:

Data: 25/05/2012 – sexta-feira

Horário: 10h30 às 12h

Local: Sinsesp – Rua Tupi, 118 – Pacaembu (prox. Metro Mal. Deodoro) - São Paulo/SP

Investimento para os grupos:
R$ 15,00 para associados
R$ 30,00 para não associados
Depósito: Bradesco – Ag. 0096-5 – c/c 66.820-6 – Sindicato das Secretárias(os) do Estado de São Paulo – CNPJ 58.415.274/0001-21


Faça sua inscrição, enviando um e-mail para sinsesp@sinsesp.com.br , colocando no assunto o nome da palestra e no corpo do e-mail seu nome completo e telefone, juntamente com o comprovante de depósito.

Livro "Você, dona do seu tempo", de Christian Barbosa

Olá!

Recomendação de leitura: "Você, dona do seu tempo", de Christian Barbosa, Editora Gente.

Um pouco sobre o autor:

Christian Barbosa é um especialista em produtividade pessoal e empresarial. Conferencista de sucesso, sempre leva em suas palestras verdadeiras lições de otimismo, vida e equilíbrio. É um grande empreendedor, sócio da Blue Eagle, empresa de tecnologia especializada em internet desde 1995, e também da Tríade do Tempo, empresa de treinamento, consultoria e produtos voltados à produtividade.


Outro livro de sua autoria é A Tríade do Tempo - A Evolução da Produtividade Pessoal, publicado pela Editora Campus. Sua metodologia e teorias sobre produtividade ganharam grande destaque e importância nacional e internacional porque promovem inovações e soluções diferenciadas para as pessoas que buscam administrar melhor o seu tempo.

Sobre o livro "Você, dona do seu tempo":

Se você às vezes sente vontade de sumir, porque diante de tanta coisa para fazer, não sabe por onde começar. Ou freqüentemente perde prazos no trabalho, chega atrasada em encontros e reuniões. Ou, ainda, sente-se culpada por não ter tanto tempo para a família, amigos e até para você mesma. Então, este livro foi feito para você.

Você Dona do Seu Tempo é o resultado de um trabalho de pesquisa e customização da metodologia de produtividade e gestão de tempo da Tríade do Tempo especificamente para o universo feminino.

Este livro foi escrito tendo em mente uma forma de aplicação prática e rápida, seguindo uma seqüência organizada para apresentação das formas mais recentes para administrar melhor seu tempo no século XXI. Veja abaixo um resumo dos capítulos do livro:

O primeiro capítulo ensina você a entender a diferença entre Importante, Urgente e Circunstancial de forma que também possa mensurar como gasta o seu tempo nessa Tríade e como adotar um novo posicionamento na sua rotina diária.

O segundo capítulo ensina você a escolher uma ferramenta para servir de base para aplicação das técnicas de gestão de tempo, de acordo com seu estilo pessoal.

O terceiro capítulo ensina você a definir metas para sua vida de uma forma simples e visual. Gestão de tempo está diretamente a sua capacidade de realizar objetivos e direcionar sua vida.

O quarto capítulo ensina a usar a ferramenta escolhida para identificar os papéis importantes de sua vida e a forma de se planejar para conseguir mais tempo no dia-a-dia.

O quinto capítulo fala especificamente da Gestão de Tempo no trabalho, com diversas técnicas para você conseguir mais tempo na sua profissão e também implementar essa consciência de foco e produtividade na sua equipe.

O sexto capítulo responde aos anseios de muitos comentários na pesquisa, ele mostra como conseguir mais Tempo para viver pelos seus relacionamentos importantes.

O sétimo capítulo fala sobre o equilíbrio entre vida profissional e vida familiar e como conseguir mais tempo para ficar com sua família e aproveitar esses momentos. Várias dicas e sugestões recolhidas nas entrevistas foram citadas nesse capítulo para você ter mais tempo com sua família.

O oitavo capítulo foi feito para as mulheres que tem filhos e ensina como dedicar mais tempo para seu papel de mãe e também técnicas para ajudar seus filhos (crianças e adolescentes) a gerenciarem o seu próprio tempo e se motivarem a definir suas metas pessoais.

O nono capítulo é ideal para as mulheres que querem reduzir seu tempo nos afazeres domésticos, ensinando como compartilhar as responsabilidades na casa, como delegar corretamente para sua empregada doméstica e dicas de especialistas para manter a organização doméstica.

O décimo capítulo é a conclusão do livro, mostrando os principais perfis de tempo das mulheres com soluções e resume os próximos passos para aplicação do que foi ensinado e como manter esse hábito.

(Fonte: Tríade do Tempo)

Para adquirir o livro através do site da Editora Gente, acesse:

http://www.editoragente.com.br/Voce-dona-do-seu-tempo.html?acao=DT&prod_id=156398&dep=4562&secao=13768&pedido=80827120

Boa leitura!

Meire Melo